7 soovitust kodukontorist maksimumi võtmiseks

Hanna Laur, Manpower Eesti personalispetsialist

Kodukontor on paljude inimeste jaoks proovikivi, sest töö tungib meie isiklikku privaatsesse ruumi, kus tavaliselt on peategelasteks lapsed, lemmikloomad, hobid, head raamatud ja paljudel ka aiatöödele kutsuv aed. Mida teha, et töö saaks tõhusalt tehtud, isiklik elu ei kannataks ja rööprähklemisest ei saaks argipäev, kirjutab Manpoweri personalispetsialist Hanna Laur.

Foto: Unsplash

1) Kodused tööreeglid paika
Eraldumist võimaldav töötuba või kabinet on eeliseks, aga paljudel seda võimalust pole, eriti kui kodus töötavad kõik pereliikmed, ka koolilapsed. Seega tasub panna paika kodused töötegemise reeglid, mis kehtivad kõigile. Leppige ühiselt perega kokku ajavahemik, mil te üksteist ei sega. Võimalus keskenduda on kodukontoris töötades enamikule inimestest suurimaks väljakutseks.

Tööaeg ei tähenda 8-tunnist isolatsiooni ka kontoris, seega on mõistlik jagada tööpäev osadeks (kolmeks või neljaks), et väiksemad pereliikmed ei peaks „igavesti“ emme-issi tähelepanu ootama. Ka koduloomad armastavad kindlat rütmi ja püsivad rahulikumad kui saavad pisteliselt omaniku tähelepanu.

Nipp: Pane äratuskell või telefon helisema, et laps, kes kella veel ei tunne, teaks, millal on õige hetk tähelepanu küsima tulla. Nii jääb ära ebavajalik pahandamine ning lapsel on ka kergem oma osa kokkuleppest täita.

2) Loo endale ajutine kontor
Enamikel inimestel pole kodus täisvarustusega kodukontorit, tihti pole selleks sobivat ruumigi. Samas ei mõju füüsisele ega vaimule hästi, kui töökoht on elutoa diivanil või köögisaare taga. Kasuta võimalusel ära mõni tühi nurk, trepi või katuse alune koht. Pikemal kodus töötamisel on kõige olulisemaks esemeks ergonoomiline kontoritool. Teiseks oluliseks faktoriks on piisav valgus, mis võiks langeda töökohale küljelt ega tohi väsitada silmi. Kui pead videokoosolekuid, siis hoolitse, et selja taga oleks neutraalne taust, mitte osalejate tähelepanu hajutav laste mängurada, töötav teler või pesumasin.

Nipp: Too ajutiselt kontoritool ja muud enda jaoks eluolulised vidinad (hiir, monitor, jalatugi) kontorist koju või kui oled ise karantiinis, telli see teenus kullerilt.

3) Ära unusta kolleegidega rääkida
Töiselt on tähtis säilitada tihe kontakt oma kolleegidega. Ja mitte ainult e-kirjade ja sõnumite näol, sest me ei pane tähelegi kui palju me kontoris tööpäeva jooksul tegelikult oma kolleegidega näost-näkku suhtleme, nende käest nõu või selgitust küsime. Ka kodukontoris töötades vajame üksteisega kontakti, et ühiste eesmärkide suunas liikudes oleks siht selge ja mõtted ei läheks risti. Minimaalselt korra nädalas tuleks korraldada videosilla vahendusel meeskonna koosolek, aga hea on kujundada näost näkku videosuhtlus igapäevaseks. Võimalikke keskkondi on selleks palju, populaarsemateks on Skype, Zoom, MS Teams, Slack, FB Messenger.

Nipp: Kui videokõneks ressurssi napib ehk internetiühendus on kehvemapoolne, võib saata ka videosõnumeid. Miimika ja kehakeel aitavad mõtteid selgemini edastada.

4) Vaata üle oma internetipakett
Kui kogu pere jääb üleöö kodukontorisse tööle, võib interneti senisest jõudlusest vajaka jääda. Suvilasse pole aga internetti tavaliselt tellitudki. Erinevate pakettide hinnavahe on väike, aga töötegemisel mängib sujuv ja kiire ühendus suurt rolli ning võimaldab keskenduda tööle, mitte tehnilistele probleemidele ning üles- ja allalaadimistele.

Nipp: Küsi pakkumist kõigilt teenusepakkujatelt. Kui püsikulude suurenemine hirmutab, siis võib võtta seda kui ajutist lahendust – karantiin saab ükskord läbi. Pealegi on mitmed teised püsikulud kodus olemisega kadunud, näiteks transport tööle ja koju liikumiseks.

5) Tõmba piir töö ja vaba aja vahele
Kodus töötamine vajab meelekindlust ja head enesedistsipliini. Ühed tikuvad viilima ja teised üle töötama, sest piir töö ja eraelu vahel hägustub. Oluline on nii õigel ajal alustada kui ka lõpetada, mis ei tähenda tingimata tööpäeva kellaajalistesse raamidesse jäämist, vaid seda, et tõmbad enda ja tööandja silmis sobiva piiri. Nüüd, kus tööpäev ei lõppe enam töölt lahkumisega, on see eriti oluline. Kui oled töötaja, kes ei suuda pidurit vajutada ning iga lahendatud ülesanne avab nõiaringina ukse järgmise ülesande juurde, siis sea endale realistlik finiš, mille ületamisel võid tööpäeva edukalt tehtuks lugeda. See on oluline, et vältida pikaajalist ülekoormust.

Nipp: Võta ise või kogu kollektiiviga kasutusele mõni lahendus, millega saab lihtsalt hinnata, kui palju aega konkreetsetele ülesannetele kulub. Näiteks Toggl ja Asana võimaldavad kirja panna kõik tegevused ja neile kulunud aja ning nädala või kuu lõpus tehtut analüüsida. Kui tööpäeva kestel mängida koeraga, lugeda uudiseid ja valmistada lõunasöök, võib vaid näida, et tööpäev venib pikaks. Kui töömaht osutub siiski liiga suureks, tasub sellest ülemusega rääkida enne, kui stress üle pea kerkib.

6) Lähtu kahe minuti reeglist
Juhtimiskonsultant David Alleni klassikaks saanud kahe minuti reegel aitab tööpäeva tõhusamalt ära kasutada. Kui laekuv e-kiri või tööülesanne võtab aega vähem kui kaks minutit, tuleb see teha ära kohe. See võib tekitada tunde, et prioriteedid pole päris paigas, aga väldib väikeste tööde kuhjumist ja säästab aega juurdlemiselt, kas teha kohe või hiljem.

Nipp: Reeglina tuntakse oma kolleege, kliente ja koostööpartnereid päris hästi. Tavaliselt võtab e-kirja kirjutamine ja vormistamine rohkem aega kui kiire telefonikõnega vastamine, seega võid võimalusel kirjutamise asemel hoopis helistada. Samas ei toimi see nende inimeste puhul, kel on kombeks libiseda sujuvalt ühelt teemalt teisele ja seejärel kolmandale.

7) Keskendu positiivsele
Teadmatus ja hirm pärsivad töövõimet, seega tuleb püüda leida olukorras positiivset. Õpime iga päev uusi töövõtteid, tarbime vähem, liigume rohkem looduses, veedame enam aega  kodustega, loeme rohkem raamatuid.  Tänu kodus püsimisele väheneb isegi ökoloogiline jalajälg – ära jäävad autoga tööle ja koju kulgemised ning saastavad ummikud.

Nipp: Tee endaga (suuline) leping, et loed/vaatad/kuulad uudiseid kindlatel kellaaegadel. Nii säästad aega ja hoiad end eemal ühtlasest negatiivsest infovoost.

Vaata ka WORKSMART.